एक कार्यालय सहायक एक पेशेवर है जो लिपिक कार्यों की देखरेख करता है, जैसे मेल को छांटना और भेजना। वे कार्यालय की आपूर्ति की एक सूची रखते हैं और यह सुनिश्चित करने के लिए नई सामग्री का आदेश देते हैं कि कार्यस्थल आगंतुकों या ग्राहकों के लिए साफ सुथरा हो। यह कार्यालय सहायक नौकरी विवरण, नमूना एक कार्यालय सहायक की प्रमुख योग्यता, कर्तव्यों और जिम्मेदारियों को शामिल करता है और प्रशासक पदों के लिए भर्ती करते समय आपकी कंपनी के लिए अनुकूलित करना आसान है।
What is an office assistant?
एक कार्यालय सहायक एक पेशेवर है जो प्रशासनिक कार्यों और लिपिकीय जिम्मेदारियों को पूरा करके अन्य कार्यालय कर्मचारियों का समर्थन करता है। कार्यालय सहायक चिकित्सा सुविधाओं से लेकर व्यावसायिक निगमों तक विभिन्न प्रकार की कार्यालय सेटिंग्स में काम करते हैं। उनकी भूमिका व्यवसायों को एक संगठित और कुशल कार्यालय वातावरण बनाए रखने में मदद करना है। कार्यालय सहायक अक्सर नियमित कार्य करते हैं लेकिन पूरे कार्यदिवस में होने वाली अद्वितीय कार्यालय आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए अपनी जिम्मेदारियों को भी अनुकूलित करते हैं। कार्यालय सहायक भी व्यवसाय में नेतृत्व की भूमिका ग्रहण कर सकते हैं।
What does an office assistant do?
कार्यालय सहायक की विशिष्ट जिम्मेदारियां उद्योग और कंपनी की जरूरतों के आधार पर अलग-अलग होती हैं।
हालाँकि, यहाँ सभी उद्योगों में कार्यालय सहायकों द्वारा किए जाने वाले कुछ सबसे सामान्य कार्य हैं।
फोन कॉल, ईमेल संदेश या अन्य चैनलों के माध्यम से ग्राहकों के साथ संवाद करना
स्टाफ के सदस्यों और ग्राहकों के लिए समयबद्धन नियुक्तियों
कंपनी के रिकॉर्ड के लिए भौतिक और इलेक्ट्रॉनिक रूप से फाइलिंग उपकरण
कार्यालय आपूर्ति क्षेत्रों का संगठन और स्टॉकिंग
आंतरिक और बाहरी उपयोग के लिए रिपोर्ट और मेमो तैयार करना
आम कार्यालय क्षेत्रों का रखरखाव और आयोजन
विपणन, अनुपालन, या अन्य उपयोगों के लिए इलेक्ट्रॉनिक डेटा दर्ज करने के लिए।
आउटगोइंग और इनकमिंग लेटर, बिल और पैकेज वाले मेल को संभालना।
ग्राहकों, नए स्टाफ सदस्यों, या भावी कर्मचारियों का स्वागत और अभिवादन करना
स्टाफ सदस्यों के लिए यात्रा आरक्षण और आवास बुकिंग करें
कंपनी के प्रकाशनों, सोशल मीडिया चैनलों और मार्केटिंग प्रयासों के लिए राइटिंग कॉपी
कार्यालय के बाहर के कार्यों को पूरा करना जैसे क्रय आपूर्ति या कार्यालय की बैठकों के लिए वस्तुओं को पुनः प्राप्त करना
कार्यालय की घटनाओं की योजना बनाना और समन्वय करना।
What are the qualities you should have to become an office assistant?
एक कार्यालय सहायक को अपनी नौकरी की विभिन्न जिम्मेदारियों में सफल होने के लिए निम्नलिखित कौशलों की आवश्यकता होती है
Attention to Detail
कार्यालय सहायकों को प्रतिदिन कई कार्यों को पूरा करने के कारण विस्तार-उन्मुख होने की आवश्यकता है। फाइलिंग और रिपोर्ट बनाने जैसे लिपिक कार्यों में विस्तार पर ध्यान देने की आवश्यकता होती है।
Organization
एक कार्यालय सहायक अपने काम के लगभग हर हिस्से में संगठन कौशल का उपयोग करती है। वे कार्यालय संचार, कंपनी और कर्मचारी रिकॉर्ड, कार्यक्रम, आपूर्ति और भौतिक स्थानों के लिए संगठनात्मक प्रथाओं को बनाने और बनाए रखने के लिए जिम्मेदार हैं। महत्वपूर्ण जानकारी और भौतिक वस्तुओं को व्यवस्थित करने के लिए कार्यालय सहायकों के पास एक मजबूत आंतरिक पद्धति या प्रेरणा होनी चाहिए।
Time Management
